Microsoft 365 & Cloud
SharePoint & Microsoft Teams
Υλοποιούμε SharePoint και Microsoft Teams με δομή αρχείων και δικαιωμάτων που αντέχει την ανάπτυξη της εταιρείας. Μεταφέρουμε τα αρχεία από τον τοπικό file server διατηρώντας τη λογική τους, ορίζουμε ποιος βλέπει τι, και παραδίδουμε οδηγίες ώστε να μη γυρίσουν όλοι στο email.
Για ποιον είναι
- Επιχειρήσεις με αρχεία σε τοπικό file server και χρήστες εκτός γραφείου
- Ομάδες που ανταλλάσσουν αρχεία με email και χάνουν εκδόσεις
- Εταιρείες με τμήματα που χρειάζονται διακριτά δικαιώματα
- Οργανισμούς που ήδη πληρώνουν Microsoft 365 και δεν το αξιοποιούν
Πότε ΔΕΝ είμαστε η σωστή επιλογή
- Αν ζητείται μεταφορά αρχείων χωρίς καμία αναδιοργάνωση της δομής
- Αν υπάρχει εφαρμογή που απαιτεί αρχεία σε τοπική διαδρομή δικτύου
- Αν δεν υπάρχει διάθεση να οριστούν υπεύθυνοι ανά χώρο εργασίας
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ
Η διαδικασία
Ενδεικτικοί χρόνοι από την υπογραφή της προσφοράς, με την επιφύλαξη της διαθεσιμότητας υλικών. Κάθε έργο διαμορφώνεται στο μέγεθος και τις ανάγκες του πελάτη.
01Καταγραφή αρχείων και ομάδων
Καταγράφουμε πού βρίσκονται τα αρχεία σήμερα, ποιος τα χρησιμοποιεί, και ποια δικαιώματα ισχύουν στην πράξη.Χρόνος: 2-5 εργάσιμεςΠαραδοτέο: Χάρτης δεδομένων και δικαιωμάτων
02Σχεδιασμός δομής
Σχεδιάζουμε χώρους ανά τμήμα και έργο, με δικαιώματα σε επίπεδο ομάδας. Μια δομή αντιγραμμένη από τον παλιό server συνήθως δεν αντέχει.Χρόνος: Μαζί με τη μελέτηΠαραδοτέο: Δομή χώρων εργασίας και δικαιωμάτων
03Μεταφορά δεδομένων
Μεταφέρουμε τα αρχεία στη νέα δομή και επαληθεύουμε δικαιώματα και πρόσβαση ανά ομάδα πριν τη χρήση.Χρόνος: Ανάλογα με τον όγκοΠαραδοτέο: Αρχεία στη νέα δομή με διατήρηση ιστορικού
04Ρύθμιση Teams
Στήνουμε ομάδες και κανάλια που δείχνουν στους ίδιους χώρους αρχείων, ώστε να μην υπάρχουν δύο παράλληλα συστήματα.Χρόνος: Στην υλοποίησηΠαραδοτέο: Ομάδες και κανάλια συνδεδεμένα με τα αρχεία
05Εκπαίδευση και παράδοση
Παραδίδουμε σύντομες οδηγίες για τα πρακτικά σημεία: πού αποθηκεύω, πώς μοιράζομαι, τι δεν στέλνω πια με email.Χρόνος: Στην ολοκλήρωσηΠαραδοτέο: Οδηγίες χρήσης ανά ρόλο
| Τι περιλαμβάνεται | Τι δεν περιλαμβάνεται |
|---|---|
| Καταγραφή αρχείων, ομάδων και δικαιωμάτων | Κόστος αδειών Microsoft |
| Σχεδιασμός δομής χώρων εργασίας | Ανάπτυξη custom λύσεων σε Power Platform |
| Μεταφορά από τοπικό file server ή άλλη υπηρεσία | Καθαρισμός περιεχομένου και απόφαση τι διαγράφεται |
| Ρύθμιση δικαιωμάτων ανά ομάδα | Υπηρεσίες αρχειοθέτησης και νομικής συμμόρφωσης |
| Σύνδεση Teams με τους χώρους αρχείων | |
| Οδηγίες χρήσης ανά ρόλο |
Τεχνολογίες και εξοπλισμός
- SharePoint
- Microsoft Teams
- OneDrive
- Microsoft 365
- Microsoft Entra ID
Παράδειγμα από την πράξη
Η συνηθέστερη υλοποίηση SharePoint είναι η αντιγραφή του παλιού file server μέσα στο cloud, με τους ίδιους βαθιούς φακέλους και τα ίδια δικαιώματα ανά φάκελο. Δουλεύει για λίγους μήνες, μέχρι να θέλει κάποιος πρόσβαση σε έναν υποφάκελο τεσσάρων επιπέδων κάτω.
Η δομή που αντέχει είναι πιο ρηχή και οργανωμένη γύρω από ομάδες και έργα, όχι γύρω από τμήματα του οργανογράμματος. Και τα δικαιώματα δίνονται σε ομάδες, ποτέ σε μεμονωμένα άτομα, γιατί τα άτομα αλλάζουν ρόλους.
Προϋποθέσεις
- Πρόσβαση στα υπάρχοντα αρχεία και στα δικαιώματά τους
- Ορισμός υπευθύνων ανά τμήμα ή χώρο εργασίας
- Απόφαση για το τι μεταφέρεται και τι αρχειοθετείται
- Ενεργές άδειες Microsoft 365 για τους χρήστες
Κόστος
Τιμολογείται ως έργο, με βάση τον αριθμό χρηστών, τον όγκο δεδομένων και την πολυπλοκότητα των δικαιωμάτων. Η μελέτη δομής είναι διακριτή γραμμή στην προσφορά, γιατί εκεί κρίνεται αν η υλοποίηση θα αντέξει.
Δεν δημοσιεύουμε τιμοκατάλογο. Κάθε προσφορά προκύπτει από αυτοψία και περιλαμβάνει διακριτά υλικά και εργασία.
Τι επηρεάζει το κόστος
- Όγκος δεδομένων προς μεταφορά
- Αριθμός τμημάτων και επίπεδα δικαιωμάτων
- Από ποιο σύστημα γίνεται η μεταφορά
- Αν απαιτείται παράλληλη λειτουργία κατά τη μετάβαση
Συχνές ερωτήσεις
Ποια η διαφορά SharePoint και OneDrive;
Μπορούμε να κρατήσουμε τη δομή φακέλων που έχουμε;
Τι γίνεται με τις εφαρμογές που θέλουν τοπική διαδρομή;
Θα χρειαστεί εκπαίδευση;
Σχετικές υπηρεσίες
- Microsoft 365 για Επιχειρήσεις: Setup & Διαχείρισηmicrosoft 365 businessΔείτε την υπηρεσία
- Μετάβαση στο Cloud (Cloud Migration)μετάβαση στο cloudΔείτε την υπηρεσία
- Εταιρικό Email & Exchange Onlineεταιρικό emailΔείτε την υπηρεσία
- Άδειες Microsoft 365: Επιλογή & Διαχείριση Κόστουςάδειες microsoft 365 τιμέςΔείτε την υπηρεσία
Συνδέεται και με
ΕΠΟΜΕΝΟ ΒΗΜΑ
Οργανώστε τα αρχεία σας σωστά
Ξεκινάμε με χάρτη δεδομένων και δικαιωμάτων, και σας προτείνουμε δομή που αντέχει καθώς η εταιρεία μεγαλώνει.
ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ
Πείτε μας τι χρειάζεστε
Τέσσερα πεδία. Απαντάει μηχανικός, όχι τμήμα πωλήσεων.